Автоматизировали HR процессы крупного производственного предприятия

Задача

KOTELOV нужно было разработать ERP-систему для автоматизации HR-процессов. Срок разработки был ограничен, перейти на новый Личный кабинет требовалось как можно раньше. Также было необходимо осуществить переезд с иностранного сервера на российский.

Мы разделили команду, распараллелили разработку и в то же время анализировали инструменты для получения максимально качественного результата в короткий срок.

Особенности проекта

• Личный кабинет на 5000 сотрудников;
• Создание инструментов, рассчитанных именно на сотрудников клиента;
• Интеграции с SSO клиента, BOX, БОСС Кадровик;
• Переезд с иностранного сервера на российский.

Как было

Сотрудники клиента использовали международные неудобные инструменты с устаревшим интерфейсом. Все сервисы находились в разных местах: отдельный инструмент для оформления отпуска, для бронирования рабочего места, для создания топливного отчета и пр.

Весь HR документооборот компании хранился исключительно в бумажном виде. Никакой автоматизации – сотрудники обращались к HR специалистам напрямую, а учет велся через excel таблицы.

При трудоустройстве в компанию каждому сотруднику было необходимо идти в HR отдел к своему локальному администратору для подписания всех политик компании на бумаге. Все политики компании хранились в бумажном виде у сотрудников HR отдела.

ERP-система для HR-процессов: этапы работы

Аналитика

Для разработки такой масштабной системы мы провели суммарно более 300 часов над сбором и описанием требований, проведением исследований и касдевом.

Дизайн

Мы изучили множество систем, чтобы в конечном счете взять лучшее у конкурентов и внести свои уникальные возможности для удобства использования.

Собрали красивый и удобный UI-kit.

Бэкенд

Нашей командой бэкендеров была выбрана микросервисная архитектура, что позволило обеспечить расширяемость приложения. Благодаря грамотно выстроенной архитектуре приложения команда разработки всегда быстро реагировала на изменения и доработки со стороны бизнеса.

Как стало

Перевели весь HR документооборот в электронный вид с удобным интуитивно понятным интерфейсом. Автоматизировали весь HR отдел, благодаря чему сотрудники сократили трудозатраты на заполнение и учет документов в 10 раз.

Создали единое пространство для любых нужд сотрудника: оформления отпуска, составления топливного отчета, просмотра расчетного листа и пр.

Если раньше сотрудники тратили несколько дней на составление и согласование топливного отчета, то сейчас эта задача решается за несколько десятков минут.

Мы разработали интуитивно понятную систему, чтобы все 2000 пользователей Личного кабинета сразу понимали, как работать в нашем интерфейсе.

Ролевая модель

ERP-система для HR-процессов включает ролевую модель, согласно которой пользователям доступны только необходимые ему разделы. А руководители подразделений и администраторы будут получать уведомления и просматривать информацию только по своим подчиненным.

Раздел «Политики»

Теперь все политики компании хранятся у каждого сотрудника в Личном кабинете. Каждой политике присвоен свой статус в зависимости от состояния электронного документа. ERP-система для HR-процессов сама напоминает сотруднику, в течение какого времени необходимо ознакомиться с документом.

При необходимости сотрудник может просмотреть файл политики или скачать его.

Раздел «Согласия»

Подписать согласия на обработку персональных данных тоже можно внутри Личного кабинета одним кликом.

Если по каким-то причинам сотрудник решил, что пользоваться услугами того или иного поставщика он больше не хочет, то ему доступен отзыв согласия – теперь не нужно уведомлять руководителя и HR администратора, так как они автоматически получат уведомления об отзыве сотрудников из своих отделов.

Ознакомиться с активными и неактивными поставщиками услуг можно в соответствующем разделе. Пользователи с ролью “HR-АДМИНИСТРАТОР” может также изменять и добавлять новых поставщиков.

Отчеты

Вести актуальную статистику документооборота теперь стало в разы проще – для этого мы разработали раздел «Отчеты». Там руководители и администраторы подразделений смогут просматривать информацию по подписанным и неподписанным документам в считанные секунды вместо вручную заполняемых excel таблиц.

Топливные отчеты

Помимо документооборота HR-отделов, нами был разработан инструмент для создания и согласования топливных отчетов. Сотрудники, в пользовании которых есть служебные автомобили компании, могут создать топливный отчет за определенный месяц, загрузить чеки и маршрут. При этом система автоматически подсчитает, какой пробег или расход топлива нужно ввести на основе полученных данных.

Администрирование базы автомобилей и согласование топливного отчета тоже доступно внутри Личного кабинета. До этого сотрудники использовали excel таблицы.

Мобильная версия

Для удобства ознакомления создали мобильную версию основных разделов для роли Пользователь.