Как выигрывать тендеры: от ошибок к первому контракту

Всем привет, это Ангелина, заместитель генерального директора в KOTELOV! Сегодня я расскажу, как за четыре года нашей компании мы наконец-то выиграли первый тендер.

Дано: классный сотрудник, большие амбиции, бюджеты на развитие тендерного отдела.

Было: два года мы просто обрабатывали тендерные заявки, но никакого результата не было.

Год назад я ввела еженедельные совещания с тендерным отделом, где мы вместе анализировали площадки, изучали текущие тендеры, смотрели потенциально интересные для нас варианты. Однако это тоже не дало ощутимых результатов.

Как выигрывать тендеры: от ошибок к первому контракту

Почему не мы

Я решила пойти от обратного и всерьез изучить вопрос: «Почему не выбирают именно нас?».

Мы внедрили тендерную аналитику. Вся масса тендеров за 2022 и 2023 годы, которые мы не выиграли, была обработана в виде Google-таблицы.

Она состояла из следующих данных:

вид торгов,
стоимость,
причина неучастия,
победитель тендера,
комментарий от нашего тендерного специалиста о том, почему именно мы не выиграли.

Работа над ошибками

Мы начали анализировать эти данные и выявили основные проблемы:

Мы не проходили по критериям 223-ФЗ и коммерческих тендеров.
У нас не было лицензий, обязательных для участия (ФСТЭК и ФСБ).

Лицензии ФСТЭК и ФСБ получить было легче всего, но очень дорого. На тот момент у нас не было дополнительного бюджета для инвестиций в тендерный отдел, да и сроки получения лицензий составляли почти год. А тендеры появлялись каждую неделю — нужно было продолжать думать и пробовать всё возможное.

Как выигрывать тендеры: от ошибок к первому контракту

С государственными тендерами было принято решение заходить в них с минимальной прибылью, возможно, даже работать чуть в минус. Но мы понимали, что это — инвестиция в развитие.

Что касается коммерческих тендеров, было решено найти стороннего тендерного консультанта, который уже успешно развивал тендерные отделы других IT-компаний.

Май 2024 года: помощь консультанта

Мы провели первый звонок с консультантом. В течение часа он подсветил наши проблемные зоны и предложил два пути их решения.

Август 2024 года: первый прорывной тендер

Мы нашли подходящий тендер с помощью одного из советов консультанта.

Как мы выиграли:

Мы зашли в него в партнерстве с другим агентством.
Провели расчёты, подготовили коммерческое предложение и представили своё видение развития продукта.
Организовали четыре технических звонка. С нашей стороны участвовали сейлзы и основатель компании, с их стороны — аналогичные специалисты.
Тендер был фиксированный, но нам удалось разбить его на поэтапную оплату (один платёж каждые полтора месяца).

После официального объявления о нашей победе на сбор команды у нас была одна неделя. Мы справились с задачей успешно.

Сейчас на проекте активно работают руководитель проектов, РМО, системный аналитик и разработчик.